Er zijn allerlei instellingen die het mogelijk maken om jouw winkel zo goed en snel mogelijk te beheren. Dit kun je doen onder het kopje Winkelinstellingen. Lees de mogelijkheden hier.

Instellingen

Verkoopvoorwaarden consignatie

Onder verkoopvoorwaarden consignatie bepaal je wat de verkoopvoorwaarden zijn die gelden voor jouw consignatie voorraad.

Verkoopperiode

De verkoopperiode is de periode dat een consignatie artikel in de winkel mag liggen. Deze instelling bepaalt de einddatum van een consignatie artikel. Als een artikel de einddatum bereikt dan krijgt deze de status Einddatum bereikt en is het tijd om het artikel uit de voorraad te halen en te doneren of terug te geven aan de inbrenger.

Mogelijke verkoopperiodes

Er is op dit moment de keuze tussen de volgende verkoopperiodes:

• 6 tot 8 weken betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd deze tussen de 6 en 8 weken later een einddatum krijgt. Cirquly geeft het artikel altijd een einddatum op de 15e of de 30e van de maand.

• 8 weken betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd deze een einddatum krijgt over precies 8 weken.

• 8 tot 10 weken betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd deze tussen de 8 tot 10 weken later een einddatum krijgt. Cirquly geeft het artikel altijd een einddatum op de 15e of de 30e van de maand.

• 10 tot 12 weken betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd deze tussen de 10 tot 12 weken later een einddatum krijgt. Cirquly geeft het artikel altijd een einddatum op de 15e of de 30e van de maand.

• 12 weken betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd deze een einddatum krijgt over precies 12 weken.

• Drie maanden plus eind van de maand betekent dat als een artikel vandaag wordt ingevoerd, de einddatum van dit artikel over drie maanden is en dan het eind van de maand.

Kies de verkoopperiode die voor jouw winkel geldt en sla de aanpassingen op door te klikken op Opslaan.

Aanpassen verkoopperiode

Het kan voorkomen dat je bepaalt om je verkoopperiode aan te passen. Houdt er rekening mee dat wanneer je je verkoopperiode aanpast, dat de nieuwe einddatum alleen bij nieuwe artikelen worden verwerkt en niet met terugwerkende kracht.

Retourperiode

De retourperiode bepaalt het aantal dagen dat een consument een consignatie artikel mag retourneren. Als een consignatie artikel is verkocht, krijg deze de status verkocht binnen retourperiode. Als retourperiode is verlopen zal het deel van de inbrenger op het inbrenger worden toegevoegd en krijgt het artikel de status verkocht en verrekend.

Het artikel kan worden teruggebracht op de dag van aankoop en de dagen die zijn ingesteld. De dag na het verlopen van de retourperiode krijgt het artikel de status verkocht en verrekend, en wordt het deel van de inbrenger op het saldo geladen. Het verwerken van de status en de saldi wordt elke ochtend om 08:30 u (zomertijd) of 07:30 u (wintertijd) gedaan.

Let op: geef je klanten niet de mogelijkheid een artikel te retourneren en ken je dus geen retourperiode? Stel dan 0 dagen in. Het inbrengsaldo wordt altijd de dag na verkoop opgehoogd. Het is dan niet meer mogelijk om een artikel te retourneren.

💡Bijvoorbeeld:

• Je stelt 7 dagen in als retourperiode en het is vandaag 1/11/2025

• De retourperiode is vandaag (1/11/2025) plus 7 dagen. Een consument kan het artikel terugbrengen tot en met 8/11/2025

• Op 9/11/2025 zal het artikel de status verkocht en verrekend krijgen en wordt het inbrengerdeel op het saldo van de inbrenger geladen.

Sla de aanpassingen op door te klikken op Opslaan.

Aanpassen retourperiode

Het kan voorkomen dat je bepaalt om je retourperiode aan te passen. Houdt er rekening mee dat wanneer je je retourperiode aanpast, de retourperiode ook geldt voor eerder verkochtte artikelen.

Standaard consignatie percentage

Het standaard consignatiepercentage stel je in zodat elk artikel bij het aanmaken een standaard consignatie percentage heeft ingesteld. Met slimme regels (lees meer hieronder) kun je (automatisch) afwijken van deze standaard.

Inbrengvoorwaarden

Binnen inbrengvoorwaarden bepaal je de afspraken met je inbrengers. Zo is het mogelijk in te stellen of artikelen opgehaald mogen worden wanneer deze niet worden verkocht, inbrengers uitbetalingen via My Cirquly mogen aanvragen en of ze dat mogen doen vanaf een bepaald bedrag.

Automatisch doneren

Binnen automatisch doneren bepaal je of elk artikel mag worden gedoneerd als deze niet is verkocht.

Zet de schakelaar aan/uit om te bepalen of deze regel automatisch wordt toegepast:

• Doneren Ja: Als je automatisch doneren op ja hebt ingesteld krijgt elke inbrenger automatisch ingesteld dat alle artikelen worden gedoneerd. Dit is op inbrengerniveau dan niet meer aan te passen. Ook elk artikel krijgt dan automatisch in zijn artikelinstellingen doneren ja.
  
  De inbrenger wordt dan niet geïnformeerd wanneer een artikel niet is verkocht, omdat dit artikel dan wordt gedoneerd.

• Doneren Nee: Als je automatisch doneren op nee hebt ingesteld kun je op inbrenger- en artikelniveau aangeven of een artikel gedoneerd mag worden of niet. Standaard staat de inbrenger op doneren ‘ja’, maar is aanpasbaar.
  
  Wanneer een artikel niet gedoneerd mag worden, zal de inbrenger (afhankelijk van jouw ingestelde inbrengercommunicatie) een mail krijgen wanneer het artikel moet worden opgehaald. Ook wordt in My Cirquly zichtbaar dat dit artikel opgehaald moet worden als het niet is verkocht en krijgt het artikellabel een hartje (hartje = houden van = houden)

Sla de aanpassingen op door te klikken op Opslaan.

Aanvraag uitbetaling

Hier bepaal je of een inbrenger in My Cirquly een uitbetaling mag aanvragen van zijn of haar saldo.

Zet de schakelaar aan/uit om te bepalen of een inbrenger een uitbetaling mag aanvragen via My Cirquly.

Stel je in dat een inbrenger een aanbetaling mag aanvragen in My Cirquly, bepaal dan ook vanaf wel bedrag de aanvraag mag worden gedaan.

Sla de aanpassingen op door te klikken op Opslaan.

Lees meer over Uitbetalingen op deze pagina: Uitbetalen saldo

Communicatie

Automatische emails

Er zijn drie emails die ingesteld en automatisch verstuurd kunnen worden op de volgende momenten:

1. Wanneer een inbrenger account is geactiveerd

2. Wannneer artikelen zijn geregistreerd

3. Wanneer artikelen opgehaald moeten worden

Aan het kunnen versturen van de volgende emails werkt het team nog hard:

1. Wanneer een uitbetaling van het saldo is verwerkt

De emails worden verstuurd uit naam van Cirquly, maar jouw winkelnaam en informatie wordt automatisch toegevoegd.

Lees hier meer over de inhoud van de emails Inbrengers .

Zelfregistratie van inbrengers

Laat inbrengers zichzelf registreren bij jouw winkel. Laat hen de QR-code scannen om zich aan te melden: print de code uit, of open deze pagina op een apart apparaat zodat zij hun registratie kunnen voltooien.

Jouw persoonlijke QR-code kun je vinden onder Winkelinstellingen > Communicatie, of onder het aanmaken van een inbrenger.

Het inschrijfformulier bevat de volgende elementen:

Stap 1: Persoonlijke gegevens

De inbrenger kan al zijn/haar persoonlijke gegevens invullen, waarbij we de volgende velden als verplicht vragen: Voornaam, Achternaam, E-mailadres. We vragen de inbrenger het e-mailadres twee keer in te vullen, zodat we kunnen controleren of het goed is gespeld.

Stap 2: Bankgegevens

Vervolgens wordt er om bankgegevens gevraagd. De IBAN wordt niet alleen gecontroleerd op correctheid, maar ook of deze weldegelijk bestaat.

Stap 3: Instellingen

Als laatste stap wordt de inbrenger gevraagd of hij/zij de kleding wil doneren aan een goed doel, of ze terug wil krijgen wanneer ze niet worden geselecteerd of verkocht. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer jij hebt ingesteld dat een inbrenger dit zelf mag kiezen.

De inbrenger ontvangt na opslaan, wanneer jij dit hebt ingesteld, direct een activatie email. Ook is de inbrenger direct zichtbaar onder Inbrengers.

Slimme regels

In Cirquly kun je slimme regels instellen om consignatiepercentages per inbrenger of per prijs te beinvloeden.

Standaard consignatie percentage

Onder Winkelinstellingen kun je een voor de hele winkel standaard geldend consignatiepercentage instellen. Als je geen slimme regel instelt, of alleen een inbrenger specifiek consignatie percentage, dan geldt dit algemene percentage.

Inbrenger afwijkend consignatie percentage

Bij het aanmaken van een inbrenger kun je ervoor kiezen een standaard voor deze inbrenger geldend percentage in te stellen. Je doet dit bij het aanmaken van een inbrenger of aanpassen onder het kopje Gegevens van een inbrenger als je eerder een inbrenger hebt aangemaakt.

Ga naar de Inbrengers > Klik op Gegevens > stel een Afwijkend consignatie percentage in. Deze instelling negeert voor deze inbrenger het standaard winkelpercentage en slimme regel gebaseerd op prijs die je eventueel hebt ingesteld in de Winkelinstellingen.

Slimme regel gebaseerd op prijs

Met deze slimme regel kun je het consignatiepercentage automatisch laten aanpassen op basis van de verkoopprijs die je per artikel invoert.

1. Zet de schakelaar aan/uit om te bepalen of deze regel automatisch wordt toegepast.

2. Definieer de prijsschalen en bijhorende percentages die de inbrenger ontvangt:

   1. Tot en met € [X] → inbrenger ontvangt [Y]%

   2. Vanaf € [X] tot en met € [X] → inbrenger ontvangt [Y]%

   3. Vanaf € [X] → inbrenger ontvangt [Y]%

3. Sla de aanpassingen op door te klikken op Opslaan.

Een voorbeeld:

Wanneer je na het instellen van de slimme regel(s) een artikel aanmaakt wordt bij het selecteren van de inbrenger of bij het invoeren van de prijs het consignatiepercentage automatisch aangepast. Hier krijg je een melding van.

Let op: Heb je een afwijkend consignatiepercentage ingesteld voor een inbrenger? Dan wordt deze slimme regel gebaseerd op prijs genegeert.

Verlopen artikel consignatiepercentage

Met deze slimme regel wordt het consignatiepercentage automatisch aangepast wanneer een artikel niet binnen de afgesproken verkoopperiode wordt verkocht. De regel geldt alleen voor artikelen waarvan de inbrenger heeft aangegeven (en jij hebt ingesteld) dat ze gedoneerd mogen worden zodra de verkoopperiode is verstreken.

Nadat deze regel is ingesteld, geldt de regel voor alle artikelen die in de toekomst de status “Einddatum bereikt” krijgen en niet met terugwerkende kracht op je huidige voorraad (en dus artikelen die al eerder de status Einddatum bereikt hebben gekregen). Dit om te voorkomen dat het in de soep kan lopen met eventuele afspraken die je met de inbrengers eerder hebt gemaakt.

Je stelt de regel in via Winkelinstellingen onder het kopje “Verlopen artikel consignatiepercentage”. Zet de regel aan (schuifje op groen) en bepaal vervolgens welk consignatiepercentage moet worden toegepast zodra het artikel de status “Einddatum bereikt” krijgt.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, krijgt een artikel automatisch het door jou ingestelde consignatiepercentage mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Artikel doneren: ja

• Status: “Einddatum bereikt”

Let op:

• Als je na het bereiken van de einddatum de einddatum aanpast, wordt het consignatie % niet automatisch teruggedraaid. Je zult het consignatie % van het artikel nog handmatig moeten aanpassen.

• Deze instelling geldt ook wanneer je een afwijkend consignatiepercentage hebt ingesteld bij een inbrenger.

• De artikelen worden elke ochtend geupdate 8.15 u (zomertijd) en 7:15 u (wintertijd)

Wat ziet de inbrenger in My Cirquly?

Stel je in dat een artikel een consignatiepercentage van 0% krijgt wanneer het artikel vervalt (status Einddatum bereikt)? Dan verbergen we dit voor de inbrenger. Het inbrengerdeel wordt verborgen en het artikel krijgt de status ‘gedoneerd’ in My Cirquly.

In deze afbeelding is wat de inbrenger in My Cirquly ziet wanneer een artikel een consignatiepercentage van 0% ingesteld heeft gekregen. Het artikel krijgt de status ‘gedoneerd’ en ‘Jouw deel’ wordt verborgen.

Gebruikers en rollen

Onder het kopje Gebruikers en rollen kun je de instellingen per gebruiker instellen:

1. Voeg gebruikers toe

2. Pas de rol van een gebruiker aan

3. Pas de gegevens van een gebruiker aan

Gebruikers toevoegen

Met de grote groene plus kun je een gebruiker toevoegen. Afhankelijk van je abbonnement kun je meerdere gebruikers toevoegen. Toevoegen van een gebruiker doe je eenvoudig door de voor- en achternaam, en het emailadres in te vullen. Het is noodzakelijk een rol te selecteren die deze gebruiker krijgt.

De accountgegevens worden vervolgens na opslaan opgestuurd naar het emailadres dat is opgegeven. In de email die de gebruiker ontvangt kan hij/zij een wachtwoord aanmaken en vervolgens inloggen.

Aanpassen van een rol

Cirquly My Store biedt de mogelijkheid een gebruiker een rol te geven: admin, medewerker of accountant. Per rol heeft een gebruiker bepaalde rechten. De rechten die een gebruiker heeft kun je instellen door te klikken op de gebruiker.

Let op: als een rol van een gebruiker is aangepast zal deze gebruiker moeten in- en uitloggen om de veranderingen te zien.

Gegevens aanpassen

Je kunt zelf de gegevens (voornaam, achternaam, emailadres) aanpassen. Klik op de gebruiker om de gegevens aan te passen.