Algemeen

De rapportage Omzet en saldo kun je gebruiken om jouw winkelresultaten te bekijken, om met jouw boekhouder te delen of je dagstaat te controleren.

De gegevens van de rapportage Omzet en saldo wordt getoond voor de geselecteerde periode. De periode die standaard wordt getoond is vandaag.

Opbrengsten

Deel 1 van de omzet en saldo rapportage is de tabel opbrengsten. Hier worden alle opbrengsten van de verschillende type artikelen getoond, namelijk:

• Omzet consignatie

• Omzet btw artikelen

• Omzet horeca

Let op: retouren worden automatisch van de opbrengsten afgetrokken.

Let op: Uitgegeven cadeaubonnen worden niet bij de omzet opgeteld, omdat uitgegeven cadeaubonnen pas omzet zijn als deze zijn ingezet in een betaling.

Het kan daarom zijn dat jouw opbrengsten en te ontvangen betalingen niet overeenkomen.

Omzet consignatie

De omzet consignatie toont de totale omzet van de consignatie artikelen die in de geselecteerde periode zijn verkocht, inclusief het deel dat je aan de inbrenger zou moeten afdragen. Omdat zowel 9% en 21% btw toegepast kan worden op consignatie artikelen, is de omzet voor deze artikelen gesplitst in:

• Omzet consignatie 9% btw

• Omzet consignatie 21% btw

Let op dat bij de verkoop van consignatie artikelen in Nederland de margeregeling geldt. Cirquly berekent automatisch de btw over het winkeldeel van de transactieprijs van een artikel.

Lees meer over de margeregeling op de website van de belastingdienst.

Te betalen deel inbrengers

Naast de omzet wordt ook het bedrag ‘te betalen deel inbrengers’ getoond. Dit bedrag is het deel dat van de consignatie artikelen aan de inbrenger zou moeten worden betaald.

Dit bedrag is gebaseerd op het consignatie percentage dat is ingesteld per artikel.

Omzet btw artikelen

Onder ‘omzet btw artikelen’ wordt ook onderscheid gemaakt tussen 9% en 21% artikelen.

Horeca

Onder ‘omzet horeca’ wordt alleen een 9% btw getoond.

Betalingen & retouren

Deel 2 van de omzet en saldo rapportage zijn de betalingen en retouren.

• Onder 'te ontvangen betalingen’ worden alle positieve bedragen die in de kassa zijn geladen en afgerekend geteld.

• Onder ‘totaal geretourneerd’ worden alle negatieve bedragen die in de kassa zijn geladen en afgerekend geteld.

Een voorbeeld

Een artikel wordt geretourneerd van € 10. Naast dit retourberdag wordt een artikel van € 20 gekocht. De klant moet nog € 10 betalen om de transactie te voltooien. De transactie wordt voldaan via pin.

In de rapportage worden vervolgens de volgende bedragen getoond:

• Te ontvangen betaling via pin: € 20

• Geretourneerd via pin: € 10

Ondanks dat er maar € 10 is afgerekend, worden de bedragen die zijn geladen in de kassa wel in de rapportage getoond.

Wanneer je een pinuitdraai maakt, is het dus belangrijk dat je het totaal bedrag controleert.

Jouw dagelijkse pinuitdraai kun je het beste controleren door de volgende bedragen van elkaar af te trekken: Te ontvangen betalingen via pin MIN geretourneerd via pin

Saldo inbrengers

Onder saldo inbrengers vallen twee bedragen:

• Ingezet saldo bij verkoop

• Uitbetaald saldo

Ingezet saldo bij verkoop

Dit bedrag is het totaal bedrag aan saldo van inbrengers dat is gebruikt om betalingen (deels) af te rekenen in de geselecteerde periode. Dit bedrag komt overeen met het bedrag ‘Betalingen via saldo’ onder ‘Betalingen’.

Uitbetaald saldo

Dit bedrag is het totaal bedrag dat in de geselecteerde periode is uitbetaald via Uitbetalingen.

Cadeaubonnen

Onder cadeaubonnen vallen ook twee bedragen:

• Uitgegeven cadeaubonnen (inclusief aangemaakt voor retour)

• Ingezet saldo cadeaubonnen

Uitgegeven cadeaubonnen

Dit bedrag is het totaal bedrag in de geselecteerde periode van uitgegeven cadeaubonnen.

Let op: Uitgegeven cadeaubonnen worden niet bij de omzet opgeteld, omdat uitgegeven cadeaubonnen pas omzet zijn als deze zijn ingezet in een betaling.

Het kan daarom zijn dat jouw opbrengsten en te ontvangen betalingen niet overeenkomen.

Ingezet saldo cadeaubonnen

Dit bedrag is het totaal bedrag aan cadeaubonnen dat is gebruikt om betalingen (deels) af te rekenen in de geselecteerde periode. Dit bedrag komt overeen met het bedrag ‘Betalingen via cadeaubonnen’ onder ‘Betalingen’.

Opmaken dagstaat kas

Wil je aan het einde van elke dag checken of je geld in kas en op de pin klopt? Gebruik dan dit bestand. Als je het bestand download in excel druk dan op enable macros!

Download het Exceltemplate hier.

Handleiding dagstaat kas

Met de dagstaat sluit je elke dag de kas af. Je vergelijkt wat er volgens Cirquly aan pin- en cashbetalingen binnen had moeten komen met wat er werkelijk in de pinterminal en in de kassa zit. Zo zie je direct of er een verschil is — en hoe groot dat verschil is.

Het bestand bestaat uit vijf tabbladen: Handleiding (dit tabblad), Uitleg (de betekenis van elke kolom), Dagstaat (één rij per dag), Kasmutaties (logboek van geld dat de kas in of uit gaat) en Geldtelhulp (hulpmiddel om de kas te tellen).

Voordat je begint

Zorg dat je drie dingen bij de hand hebt: het dagoverzicht uit Cirquly (omzet en saldo), het dagtotaal van de pinterminal en de werkelijke inhoud van de kassa.

Vul altijd in de eerste lege rij van de Dagstaat, direct onder de laatste ingevulde dag. Sla geen dagen over: het beginsaldo van een dag wordt automatisch overgenomen uit het getelde eindsaldo van de vorige dag.

Vul alle bedragen positief in en zonder eurotekens. De opmaak zet er zelf een € voor. Gebruik een komma als decimaalteken.

De grijze kolommen rekenen zichzelf uit. Typ daar niets in: Verschil pin (F), Beginsaldo kas (G), Kasmutaties Debet (K), Kasmutaties Credit (L), Eindsaldo kas verwacht (M), Verschil in kas (O) en Aanvulling kluis (R).

De dag afsluiten in 7 stappen

1. Datum invullen (kolom A). Zet de datum van de dag die je afsluit in de eerste lege rij. Pas daarna verschijnen de berekende waarden in die rij.

2. Pin volgens Cirquly (kolommen B en C). Neem uit het Cirquly-dagoverzicht het totaal aan pinbetalingen over in kolom B, en het totaal aan retourbetalingen via pin in kolom C.

3. Pin volgens de terminal (kolommen D en E). Neem het dagtotaal van de pinterminal over in kolom D en de terugstortingen in kolom E. Kolom F berekent nu het pinverschil: (terminal pin − terminal retour) − (Cirquly pin − Cirquly retour). Staat er 0,00, dan sluiten pin en Cirquly aan.

4. Cash volgens Cirquly (kolommen H en I). Vul in kolom H de contante verkopen in en in kolom I de contante retouren. Het beginsaldo in kolom G staat er al: dat is het getelde eindsaldo van de vorige dag.

5. Uitbetalingen via kas (kolom J). Alles wat je contant hebt uitbetaald aan inbrengers of leveranciers. Verplaatsingen naar de kluis of de bank horen hier niet: die horen bij stap 6.

6. Kasmutaties registreren (tabblad Kasmutaties). Ga naar het tabblad Kasmutaties en zet elke mutatie op een eigen regel: datum, bedrag in Debet (+€) of Credit (-€), en een korte omschrijving. Er mogen zoveel regels per dag als nodig zijn; de Dagstaat telt ze automatisch op in de kolommen K en L.

7. Kas tellen en invullen (kolom N). Tel de kassa, eventueel met het tabblad Geldtelhulp, en zet het getelde bedrag in kolom N. Kolom M laat zien wat er volgens de administratie had moeten zijn en kolom O toont het verschil. Noteer de oorzaak van een verschil in kolom S (Opmerking).

Debet of credit?

Bekijk het altijd vanuit de kas: Debet (+€) is geld dat in de kas komt, bijvoorbeeld een aanvulling uit de kluis. Credit (-€) is geld dat uit de kas gaat, bijvoorbeeld een storting naar de bank of terug in de kluis.

Vul per regel óf Debet óf Credit in, altijd als positief bedrag. Gebruik geen minteken: de Dagstaat trekt de creditbedragen zelf af.

Let op: een kasmutatie is geen omzet en geen kostenpost. Het gaat alleen om geld dat je verplaatst tussen de kas en de kluis of bank. Een contante verkoop hoort in kolom H, een contante uitbetaling in kolom J.

De kas tellen met de Geldtelhulp

Vul op het tabblad Geldtelhulp per munt- en biljetsoort het aantal in. Onderaan verschijnt het totaal. Neem dat bedrag over in kolom N van de Dagstaat (Werkelijk in kas). Leeg de aantallen weer voordat je de volgende dag gaat tellen.

Wat betekent een verschil?

Verschil pin (kolom F) is niet 0: er staat een pinbetaling in de terminal die niet in Cirquly is geregistreerd, of omgekeerd. Controleer of alle betalingen aan een order zijn gekoppeld en of een retour dubbel is verwerkt.

Verschil in kas (kolom O) is positief: er zit meer geld in de kas dan verwacht. Vaak is een contante verkoop niet in Cirquly geregistreerd, of is een kasmutatie vergeten.

Verschil in kas (kolom O) is negatief: er zit minder geld in de kas dan verwacht. Denk aan te veel teruggegeven wisselgeld, een uitbetaling die niet is vastgelegd, of geld dat naar de bank is gebracht zonder kasmutatie.

Leg de oorzaak altijd vast in kolom S (Opmerking). Herstel geen verschil door een berekende kolom te overschrijven — pas de invoer aan die niet klopt.

Goed om te weten

Nieuwe dagen toevoegen kan onbeperkt. De Dagstaat is een tabel met formules die tot rij 800 klaarstaan; typ je daarna een nieuwe datum, dan groeit de tabel automatisch mee en vullen de formules zichzelf aan.

De datum in het tabblad Kasmutaties moet exact overeenkomen met de datum in kolom A van de Dagstaat. Wijkt hij af, dan wordt de mutatie nergens meegeteld.

Overschrijf nooit een berekende cel met een handmatig bedrag; daarmee verbreek je de koppeling met de rest van het bestand.

De kolommen P en Q (beginsaldo en eindsaldo kluis) zijn optioneel. Vul je ze in, dan berekent kolom R de mutatie in de kluis.

Een uitgebreide beschrijving van elke kolom staat op het tabblad Uitleg.

Let op! Heb je nog andere geldstromen, zoals bijvoorbeeld Tikkie, dan moet je die zelf als kolom toevoegen en de formule aanpassen.